Wystawiasz fakturę klientowi w Niemczech, Francji albo Holandii i zastanawiasz się, czy doliczyć 20% VAT. Albo wysłałeś fakturę trzy tygodnie temu i dalej czekasz na przelew. Albo księgowy klienta odesłał dokument, bo nazwa Twojej spółki na fakturze nie zgadza się z tym, co widzi w rejestrze. Każdy z tych problemów kosztuje Cię czas i pieniądze, a każdy da się rozbroić przed wysłaniem faktury, nie po.
Ten tekst jest listą kontrolną dla właściciela spółki Ltd, który fakturuje klientów z UE. Przechodzisz przez cztery obszary: dane rejestrowe na fakturze, VAT i miejsce świadczenia, waluta i przeliczenia, oraz procedura na przeterminowane płatności. Na końcu masz listę decyzji do podjęcia w tym miesiącu.
Jedna uwaga na start: nie podajemy tu kwot progów, stawek rekompensat ani dat wejścia w życie z pamięci. Przy każdej liczbie, która zmienia się w czasie, dostajesz odnośnik do strony urzędowej. Sprawdzasz aktualny stan tam, a nie w artykule sprzed roku. Jeśli prowadzisz spółkę Ltd w transporcie międzynarodowym między UE a UK, zacznij od tego materiału — Transport międzynarodowy między Unią Europejską a United Kingdom jako właściciel spółki Ltd — bo część opisanych niżej problemów wygląda w transporcie inaczej niż w usługach zdalnych.
Sprawdź dane spółki na fakturze: nazwa, numer i adres z rejestru Companies House
Zanim wyślesz fakturę do klienta w UE, porównaj nagłówek dokumentu z wpisem w Companies House. To pierwsza rzecz, którą sprawdzi księgowy klienta, i pierwsza, którą zakwestionuje HMRC przy kontroli VAT. Rozbieżność między fakturą a rejestrem to nie kosmetyka. To sygnał, że dokument nie spełnia wymogów opisanych na gov.uk: Invoicing and taking payment from customers.
Sprawdź trzy elementy, jeden po drugim:
- Pełna nazwa spółki — dokładnie taka jak w Companies House, łącznie z „Limited” albo „Ltd” na końcu. Skrócona nazwa robocza ze strony internetowej czy z maili na fakturze nie wystarczy.
- Numer spółki (Company Registration Number) — jeśli umieszczasz go na fakturze lub w stopce, musi zgadzać się co do cyfry z wpisem w rejestrze. Błędny numer utrudnia kontrahentowi z UE weryfikację Twojego statusu i podnosi ryzyko, że zakwestionuje własne rozliczenie VAT.
- Registered office address — adres siedziby z rejestru, nie adres korespondencyjny ani biuro wirtualne, jeśli różnią się od wpisu. Przy fakturze z odwrotnym obciążeniem adres musi być spójny z rejestrem.
Dane w rejestrze zmieniają się częściej, niż pamiętasz — po przeprowadzce, zmianie nazwy, aktualizacji danych dyrektora. Nie polegaj na starym szablonie faktury. Przed każdą większą serią faktur otwórz aktualny wpis spółki w Companies House i porównaj go z danymi w systemie księgowym.
Ma to dodatkowe znaczenie w kontekście Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023. Ustawa zaostrza wymogi wobec rzetelności danych rejestrowych i rozszerza uprawnienia Companies House do weryfikacji oraz korygowania wpisów. Nieaktualne dane to nie tylko problem z fakturą, ale i ryzyko po stronie samego statusu spółki. Poszczególne obowiązki z tej ustawy wchodzą w życie etapami, więc zakres i termin, który dotyczy Twojej spółki, zależy od stanu wdrożenia — sprawdź go na gov.uk: Confirmation statement guidance. Companies House opisuje tam również, jak i kiedy aktualizować dane spółki poza standardowym confirmation statement. Szerszy kontekst zmian po stronie obowiązków przedsiębiorcy omawiamy w materiale Nowy plan dla przedsiębiorców: mniej biurokracji, więcej możliwości.
VAT przy sprzedaży do UE: ustal miejsce świadczenia, zanim doliczysz 20%
Najczęstszy błąd polskich właścicieli spółek Ltd: automatyczne doliczanie 20% VAT do każdej faktury, „bo tak robi UK”. Przy sprzedaży do klientów w UE to nie działa. Po Brexicie Wielka Brytania nie jest częścią unijnego systemu VAT, więc nie stosujesz mechanizmu wewnątrzwspólnotowego tak jak polska spółka. Najpierw ustalasz miejsce świadczenia usługi (place of supply) według przepisów brytyjskich. Dopiero od tego zależy, czy 20% w ogóle się należy.
Zasadę podstawową dla usług B2B — sprzedajesz firmie, nie konsumentowi — opisuje VAT Notice 741A: miejscem świadczenia jest kraj siedziby klienta. Jeśli Twój klient to firma zarejestrowana w Niemczech, Francji czy Irlandii, usługa „dzieje się” tam, nie w UK. Skutek praktyczny: nie doliczasz brytyjskiego VAT, a na fakturze stosujesz reverse charge — obowiązek rozliczenia VAT przechodzi na nabywcę w jego kraju. Wyjątki od tej reguły są liczne (usługi związane z nieruchomością, usługi elektroniczne, wydarzenia, transport) i każdy z nich potrafi przenieść opodatkowanie z powrotem do UK. Sprawdź swoją kategorię usług bezpośrednio w Notice 741A, zanim ustalisz stały schemat fakturowania.
Przy sprzedaży konsumentom (B2C) w UE reguła bywa odwrotna — miejscem świadczenia częściej pozostaje UK, co oznacza, że VAT naliczasz normalnie. Rozróżnienie B2B/B2C robisz dla każdego klienta osobno, najlepiej przy weryfikacji jego numeru VAT lub statusu firmowego przed wystawieniem faktury, a nie po fakcie przy korekcie.
Zanim jednak zaczniesz cokolwiek doliczać, sprawdź, czy Twoja spółka w ogóle jest zarejestrowana do VAT w UK. Rejestracja staje się obowiązkowa po przekroczeniu progu obrotu określonego przez HMRC. Dokładna kwota progu, sposób jego liczenia i moment, w którym musisz się zarejestrować — łącznie z rejestracją wyprzedzającą, gdy spodziewasz się przekroczenia progu w najbliższym czasie — zależą od bieżących zasad HMRC. Nie zgaduj liczby, zweryfikuj ją na gov.uk: VAT registration — when to register. Spółka niezarejestrowana do VAT nie dolicza VAT na żadnej fakturze, także tej dla klienta z UE, dopóki nie przekroczy progu albo nie zarejestruje się dobrowolnie.
Kolejność działania przy każdej fakturze dla klienta z UE:
- Sprawdź status VAT swojej spółki. Brak rejestracji — VAT w ogóle nie pojawia się na fakturze.
- Ustal, czy klient to firma (B2B), czy konsument (B2C).
- Dla B2B: zastosuj regułę ogólną z Notice 741A — reverse charge, bez brytyjskiego VAT, z wyraźną adnotacją o odwrotnym obciążeniu.
- Dla B2C: sprawdź, czy Twoja usługa nie podlega wyjątkowi. Jeśli nie — nalicz standardową stawkę.
- Obowiązkowe elementy treści faktury znajdziesz na gov.uk: Invoicing and taking payment from customers, a pełną mechanikę rozliczeń w VAT Guide (Notice 700).
Błędna kwalifikacja miejsca świadczenia to podstawa do korekty rozliczenia z HMRC — a korektę robisz wstecz, za wszystkie faktury wystawione w złym schemacie. Dlatego opłaca się ustalić to raz, na początku współpracy z danym typem klienta.
Waluta, kurs i konto firmowe: jak rozliczyć fakturę w euro
Fakturę w euro wystawisz bez przeszkód — przepisy o fakturowaniu nie narzucają waluty (gov.uk: Invoicing and taking payment from customers). Liczy się komplet obowiązkowych danych: numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis usługi lub towaru, kwota netto, stawka i kwota VAT tam, gdzie VAT dotyczy transakcji, oraz termin płatności. Walutę ustal wcześniej w umowie albo ofercie, żeby nie było sporu przy zapłacie i przy ewentualnej reklamacji.
Jeśli transakcja podlega VAT w UK, kwotę VAT pokazujesz także w funtach. Zasady przeliczania kwot w walucie obcej na potrzeby VAT opisuje VAT Guide (Notice 700). Sprawdź tam dopuszczalne kursy i sposób ich dokumentowania, zanim ustalisz stałą metodę przeliczania w księgowości. Konsekwencja w stosowaniu jednej metody znaczy tu więcej niż wybór konkretnego źródła kursu.
Sprzedaż w euro nie zwalnia z pilnowania progu rejestracji VAT. Obrót do progu liczysz w funtach, więc faktury w euro musisz przeliczać na bieżąco — inaczej przekroczysz próg, zanim to zauważysz. Aktualny sposób liczenia sprawdzisz na gov.uk: VAT registration — when to register.
Rozważ firmowe konto w euro obok konta w funtach. Unikniesz podwójnego przewalutowania: klient płaci w EUR, bank przelicza na GBP po własnym kursie, a Ty osobno rozliczasz VAT po kursie wymaganym przez HMRC. Konto EUR nie zmienia obowiązków sprawozdawczych, ale ogranicza koszt spreadu i ułatwia księgowanie kwoty faktycznie otrzymanej od klienta. Jeśli jeździsz w transporcie i porównujesz koszty rozliczeń, zerknij też na Kierowco TIR-a, płacisz za dużo? Spółka LTD w UK.
Ostatnia rzecz przy fakturze w euro: zapisz w warunkach płatności, po jakim kursie i na jaki dzień przeliczasz zaległą kwotę na funty, gdyby klient zapłacił po terminie. Strona gov.uk: Late commercial payments nie narzuca jednej metody dla walut obcych, więc rozstrzyga to Twoja umowa z klientem. Ustal to, zanim dojdzie do sporu.
Klient z UE nie płaci: odsetki, koszty odzyskiwania i termin płatności
Twoja spółka Ltd wystawiła fakturę klientowi w Niemczech, termin minął, przelewu nie ma. Zanim napiszesz maila z prośbą, sprawdź, czy masz podstawę prawną do naliczenia odsetek i kosztów odzyskania długu. Bez tego negocjujesz z pozycji słabszej, niż musisz.
Sprawdź, jakie prawo reguluje umowę. Ustawa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 daje Ci prawo do odsetek ustawowych od zaległych płatności handlowych, ale działa wtedy, gdy umowa podlega prawu Anglii i Walii (albo odpowiednio Szkocji czy Irlandii Północnej). Jeśli w umowie ani w ogólnych warunkach nie masz klauzuli o prawie właściwym, spór może toczyć się według prawa kraju klienta — a tam zasady odsetek i kosztów odzyskiwania długu wyglądają inaczej. Mechanizm i wyłączenia opisuje gov.uk: Late commercial payments.
Odsetki ustawowe naliczasz z automatu, nie musisz ich zapisywać w umowie. Gov.uk podaje stawkę jako stopę bazową Banku Anglii powiększoną o 8 punktów procentowych, liczoną od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty. Stopa bazowa zmienia się w czasie, więc aktualną wartość i sposób wyliczenia sprawdź na stronie gov.uk podanej wyżej, a odsetki policz na dzień wysyłki wezwania, nie na dzień wystawienia faktury — inna data, inna suma. Klauzule wyłączające odsetki w relacjach B2B są w dużej mierze nieskuteczne, ale zakres tej nieskuteczności zależy od treści umowy.
Do odsetek dolicz rekompensatę za koszty odzyskiwania długu. Ta sama regulacja przewiduje kwotę zryczałtowaną, zależną od wysokości długu — inną dla mniejszych zaległości, inną dla większych. Nie podawaj stawek z pamięci. Dokładne kwoty i przedziały sprawdź na gov.uk: Late commercial payments. Rekompensata przysługuje niezależnie od odsetek, więc w wezwaniu do zapłaty wykaż obie pozycje osobno.
Ustal termin płatności, zanim sprawa trafi do prawnika. Jeśli nie zapisałeś konkretnego terminu w umowie ani na fakturze, prawo przewiduje termin domyślny — ale jego długość zależy od tego, czy kontrahent jest podmiotem publicznym, czy prywatnym, i od okoliczności umowy. Nie zakładaj liczby dni z pamięci: sprawdź ją na gov.uk i porównaj z ogólnymi zasadami fakturowania na gov.uk: Invoicing and taking payment from customers. Najprostsze rozwiązanie: wpisuj termin płatności wprost na każdej fakturze i w warunkach współpracy, żeby w ogóle nie sięgać po reguły domyślne.
Zabezpiecz się na przyszłość w umowie ramowej. Wpisz klauzulę o prawie właściwym (prawo Anglii i Walii) oraz o jurysdykcji (sądy Anglii i Walii) do warunków handlowych, które klient akceptuje przy złożeniu zamówienia. Bez tego przy realnym sporze z kontrahentem z UE zderzysz się z pytaniem, czy angielska ustawa o odsetkach za zwłokę w ogóle ma zastosowanie. Inna odpowiedź to inna stawka, inny termin i inna procedura.
Lista decyzji: co zrobić z fakturami i dokumentami w tym miesiącu
Nie czytaj tego jako ciekawostki prawnej. Przejdź przez punkty i przy każdym zaznacz: zrobione, do zrobienia, nie dotyczy. To wystarczy na ten miesiąc.
- Porównaj nazwę, numer i registered office address na swoim szablonie faktury z aktualnym wpisem w Companies House. Popraw szablon, jeśli cokolwiek się rozjeżdża.
- Zweryfikuj miejsce świadczenia dla każdego typu klienta z UE według VAT Notice 741A i zapisz decyzję B2B/B2C przy każdym kliencie w systemie.
- Policz obrót z ostatnich 12 miesięcy i porównaj go z progiem rejestracji z gov.uk: When to register for VAT. Zbliżasz się do progu — zaplanuj rejestrację, nie czekaj na przekroczenie.
- Jeśli jesteś zarejestrowany do VAT, sprawdź w VAT Guide (Notice 700), czy stosujesz właściwą stawkę, schemat rozliczeń i metodę przeliczania walut — szczególnie przy usługach cyfrowych i mieszanych B2B/B2C.
- Ustal procedurę na przeterminowane faktury: od którego dnia po terminie wysyłasz wezwanie, jak liczysz odsetki i rekompensatę według gov.uk: Late commercial payments, po jakim kursie przeliczasz dług w euro.
- Sprawdź w rejestrze datę swojego confirmation statement i upewnij się, że adres, dyrektorzy i PSC są aktualni. Zasady opisuje Confirmation statement guidance, ale termin Twojej spółki zależy od jej review period — odczytaj go z rejestru, nie zgaduj.
- Sprawdź, czy Twoje umowy i ogólne warunki zawierają klauzulę o prawie właściwym i jurysdykcji. Jeśli nie — dopisz ją do warunków akceptowanych przy zamówieniu.
- Przypisz każdy z powyższych punktów do konkretnej osoby — Ty, księgowy albo kancelaria — i ustal datę sprawdzenia efektu.
Większość problemów z fakturami dla klientów z UE nie bierze się ze skomplikowanych przepisów. Bierze się z szablonu faktury, którego nikt nie zaktualizował od dwóch lat, i z braku decyzji, czy dany klient to B2B, czy B2C. Jedno i drugie poprawisz w godzinę.
Jeśli chcesz sprawdzić swój konkretny przypadek — schemat VAT dla Twoich usług, treść faktury, warunki płatności dla klientów z UE — umów się na bezpłatną konsultację. Przejdziemy przez Twoje faktury i dokumenty rejestrowe, wskażemy, co wymaga poprawki teraz, a co możesz zaplanować na później.