Rejestry mające znaczenie dla przedsiębiorcy

Zarówno w Polsce, jak i w Wielkiej Brytanii funkcjonują publiczne rejestry i ewidencje, które w praktyce decydują o bezpieczeństwie obrotu gospodarczego. To z nich sprawdzisz m.in. status firmy, osoby uprawnione do reprezentacji, dane właścicielskie (beneficjenci), aktywność rejestrową, a także sygnały ostrzegawcze (np. postępowania restrukturyzacyjne/upadłościowe, wykreślenia, zmiany zarządu).

Konsultacja prawna jest szczególnie przydatna, gdy:

podpisujesz ważną umowę i chcesz zweryfikować kontrahenta,
składasz wniosek o wpis / zmianę danych w rejestrze,
potrzebujesz „po ludzku” zrozumieć, co oznaczają wpisy i jak wpływają na Twoje ryzyka,
działasz transgranicznie (PL–UK) i musisz korzystać z rejestrów w obu jurysdykcjach.

Po co przedsiębiorcy rejestry i ewidencje

W praktyce rejestry służą do trzech celów:

Weryfikacja kontrahenta (due diligence)
Czy firma istnieje, działa, kto ją reprezentuje i czy dane są spójne.
Ocena ryzyk i zdolności do wykonania kontraktu
Wpisy o zmianach, postępowaniach, zaległościach „w tle” często są pierwszym sygnałem ostrzegawczym.
Prawidłowe działania formalne
Wpisy w CEIDG/KRS/Companies House są punktem odniesienia dla banków, kontrahentów i urzędów.

Najważniejsze rejestry w Polsce

1) CEIDG – jednoosobowa działalność i wspólnicy spółki cywilnej

CEIDG to podstawowy rejestr dla osób prowadzących JDG; portal rządowy udostępnia wyszukiwarkę firm i informacje o wpisach.
W praktyce sprawdzisz tam m.in.: dane przedsiębiorcy, adresy, status, PKD, pełnomocników/prokurentów (jeżeli ujawnieni).

Ważny praktyczny aspekt: publikacja informacji o pełnomocniku/prokurencie w CEIDG może mieć istotne skutki w obrocie (ułatwia wykazanie umocowania).

2) KRS / Portal Rejestrów Sądowych (PRS)

KRS obejmuje m.in. spółki handlowe, fundacje, stowarzyszenia. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia wyszukiwarkę KRS, z której można korzystać bez konta, uzyskując dane odpowiadające odpisom.

Przez ekosystem PRS/S24 realizuje się też wiele czynności „operacyjnych” (wnioski rejestrowe, zmiany, dokumenty).

3) CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Jeżeli interesuje Cię, kto faktycznie kontroluje podmiot, CRBR jest kluczowym źródłem (beneficjenci rzeczywiści). MF udostępnia wyszukiwarkę CRBR oraz stronę informacyjną systemu.

4) Wykaz podatników VAT („biała lista”)

W obrocie B2B często trzeba potwierdzić status VAT kontrahenta oraz zweryfikować dane (w tym rachunek rozliczeniowy – zależnie od sytuacji i modelu płatności). Oficjalna wyszukiwarka MF pozwala sprawdzić status podmiotu na konkretny dzień.

5) Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ)

KRZ pozwala wyszukać informacje m.in. o postępowaniach restrukturyzacyjnych i upadłościowych – bywa to nieocenione przy ocenie ryzyka współpracy.

Najważniejsze rejestry w Wielkiej Brytanii

1) Companies House – „Find and update company information”

To podstawowy, publiczny rejestr spółek w UK. Możesz bezpłatnie sprawdzić m.in. registered office, osoby funkcyjne, filing history, sprawozdania/rachunki, dokumenty i informacje o obciążeniach (charges).

2) PSC – People with Significant Control

W UK działa reżim PSC (beneficial owners). Spółki mają obowiązek identyfikować PSC i zgłaszać dane. GOV.UK wyjaśnia podstawowe zasady i przykłady.

3) Weryfikacja numeru VAT w UK

Jeżeli współpracujesz z podmiotem VAT-registered w UK, możesz sprawdzić ważność numeru VAT oraz dane firmy, do której jest przypisany.

4) Rejestry niewypłacalności / likwidacji

Dla osób (np. sole traders) działa Individual Insolvency Register.
Dla spółek można też sprawdzać, czy podmiot jest w procesie likwidacji / provisional liquidation.

Szybka checklista: co sprawdzić przed podpisaniem umowy

W Polsce (CEIDG/KRS/CRBR/VAT/KRZ):

czy podmiot istnieje i jest aktywny (CEIDG/KRS),
kto reprezentuje i jak (zarząd/prokura/pełnomocnictwa),
czy dane w KRS/CEIDG są spójne z dokumentami handlowymi (NIP, adres, nazwa),
beneficjenci rzeczywiści (CRBR),
status VAT i podstawowe dane w wykazie MF,
sygnały o postępowaniach (KRZ).

W UK (Companies House/PSC/VAT/insolvency):

status spółki i filing history (czy składa dokumenty),
directors/officers i zmiany personalne,
PSC (beneficial owners),
VAT number (jeżeli dotyczy),
sygnały dot. niewypłacalności / likwidacji.

Jak możemy pomóc

W ramach konsultacji:

wskazujemy, który rejestr jest właściwy dla Twojej sprawy i jak go czytać,
weryfikujemy kontrahenta „pod umowę” (uprawnienia do reprezentacji + czerwone flagi),
pomagamy w sprawach wpisu/zmiany danych (zakres podmiotowy, wniosek, wymagane dokumenty),
przy współpracy PL–UK: porządkujemy źródła danych tak, żebyś miał jednolitą dokumentację dla banku/kontrahenta/księgowości.

FAQ

Czy wystarczy „printscreen z internetu” jako dowód danych firmy?
Do decyzji biznesowej bywa wystarczający, ale przy sporach/finansowaniu/leasingu często potrzebujesz właściwego wydruku/odpisu lub jednoznacznego źródła (np. KRS/Companies House).

Kontrahent podaje inne dane niż rejestr – co to oznacza?
Najczęściej: nieaktualizacja wpisów, błąd, albo ryzyko. Warto to wyjaśnić przed podpisaniem umowy.

Czy mogę sam sprawdzać firmy w PL w jednym miejscu?
Tak — wyszukiwarka firm na Biznes.gov łączy przeszukiwanie CEIDG i KRS.

CTA

Jeżeli potrzebujesz podstaw prawnych i praktycznego wsparcia w zakresie rejestrów (PL/UK), weryfikacji kontrahenta albo postępowania o wpis/zmianę danych — umów konsultację.